Po dlouhé době čekání mi do Microsoft Forms v tenantu dorazila možnost požadovat nahrání souborů jako součást formuláře.
Zatím je tato možnost pouze pro formuláře k internímu použití. Jedná se o takzvanou verzi 1 této funkcionality. Více viz link https://microsoftforms.uservoice.com/forums/386451-welcome-to-microsoft-forms-suggestion-box/suggestions/18859033-add-upload-attachment-for-uploading-a-document-im
Na cestě je verze 2, která by toto měla zpřístupnit i pro formuláře k externímu použití.
Díky této možnosti se nám otevírají úplně nové scénáře, které můžeme jednoduše realizovat pomocí Microsoft Forms a nemusíme vytvářet složité aplikace. Případně v rámci procesu vytvářet složky na SharePoint a ty sdílet s lidmi mimo, aby nám mohli předat požadovaný obsah.
Vytvoření formuláře:
Pojďme se tedy podívat jak se tato nová funkce ve formsech chová.
Jednoduše v rámci formuláře vybereme místo, kde po druhé straně požadujeme nahrání, zvolíme typ otázky „File upload“.
Pokud tuto možnost využíváme poprvé, tak se nás MS Forms zeptá zda-li chceme vytvořit složku na OneDrive for Business.
Podobně se zachová i u formulářů, které máme vytvořeny v rámci skupiny.
Vřele tuto variantu doporučuji hlavně tam, kde se pracuje ve více lidech nad formulářem. Drobná nevýhoda Forms a OneDrive for Business je v tom, že jsou svázány s uživatelem a pokud nám takový odejde, tak po čase přicházíme o formulář i o odpovědi!
Na OneDrive se nám vytvoří složka Apps.
Ve které vznikne pod složka Microsoft Forms.
A v ní dle původního názvu formuláře (v momentě kdy jsme vložili otázku s nahráním souboru poprvé) pod složka se stejným názvem. V mém případě jsem formulář přejmenoval a složka měla stále původní název formuláře.
Zde pak vznikne podsložka, s názvem který odpovídá pořadí otázky ve formuláři. V mém případě, jak jsem si s nahráváním souborů hrál se nakonec vyskytuje jako „Question 2“.
Pozor!!
Jedné věci, které jsem si všiml je, že jakmile nahrání souboru odeberu a znovu přidám, tak se mi ztratí historie nahraných souborů v odpovědích k formuláři a odkazuje se to na poslední verzi formuláře.
A teď k nastavení:
Máme tu jednak možnost nastavit/omezit počet nahrávaných souborů. Strop je aktuálně nastaven na počtu 10.
Trochu omezenější je možnost omezení velikosti jednoho souboru. Zde máme tři možnosti a to 10MB, 100MB, 1GB.
Jako poslední zajímavé nastavení je omezení na typy formátů obsahu, který můžeme požadovat nahrát od dotazovaného ve formuláři. Toto nastavení se schovává pod třemi tečkami. Zde se nám skrývá obecně známý výběr i z jiných prostředí Office/Microsoft 365.
Informace o povoleném typu obsahu je zobrazena i pro samotného dotazovaného.
A samozřejmě v můžeme také zvolit zda-li je nahrání obsahu požadováno a nebo pouze jako volitelné.
A takto už to vypadá pro dotazovaného:
Příspěvek popisující propojení Power Automate a Forms pro export a následné zpracování odpovědi na Form – https://pavel-vecer.cz/index.php/2019/12/17/power-automate-zpracovani-formse-s-prilohou/
